Uso de herramientas de colaboración en equipo para promover el crecimiento
Independientemente del sector, todas las empresas tienen este objetivo en mente: el crecimiento. Desde las empresas tecnológicas hasta las minoristas y los medios de comunicación, el crecimiento puede significar no solo expansión en términos de empleados y miembros del equipo, sino también en ventas, conocimiento y reconocimiento de marca.
El crecimiento no depende solo de contratar el talento adecuado, sino también de la colaboración entre los miembros del equipo. Estamos explorando cómo se pueden utilizar las herramientas de colaboración para promover la colaboración y estimular los factores que promueven el crecimiento y pueden catapultar a su empresa hacia adelante.
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Fomentar la comunicación abierta
Una de las mayores ventajas que aportan las herramientas de comunicación a un equipo o empresa es la facilidad y “seguridad” de compartir ideas. La forma más habitual en las empresas de debatir nuevas ideas es mediante una reunión de grupo o una reunión en la sala de juntas, donde todas las miradas están fijas en el orador. Debido a la presión, los miembros del equipo suelen evitar compartir sus pensamientos o ideas, por miedo a decir algo incorrecto y a que los silencien delante de los demás. Este también es un proceso que requiere mucho tiempo, ya que todos tienen que reunirse en un mismo lugar y hay que encontrar el horario adecuado para todos.
Las herramientas de colaboración brindan a los empleados la confianza para compartir ideas y pensamientos, ya que esta vez no están cara a cara, sino detrás de una pantalla de computadora o teléfono. Esto también se puede hacer al instante, sin las distracciones de organizar reuniones o levantarse de un escritorio para hablar con un colega al final del pasillo. Una de las herramientas más populares, Slack, ayuda a las empresas de todos los tamaños a mantenerse conectadas y sincronizadas. Ofrece una aplicación web y móvil con un excelente sistema de chat para conversaciones rápidas y fáciles. Entonces, mientras que con las reuniones grupales, algunos pueden sentirse avergonzados de compartir sus pensamientos sobre por qué los ingresos del último trimestre cayeron, se sentirán mucho más seguros al expresar sus ideas a través de Slack. Incluso pueden dar sugerencias de productos o características para promover más negocios o mejorar las ofertas actuales. A menudo, las ideas más locas son las mejores, por lo que es importante no solo dar la bienvenida a las nuevas ideas, sino escucharlas y considerarlas todas.
Además de promover la comunicación abierta entre los miembros del equipo, las herramientas de colaboración facilitan mantenerse en contacto. Plataformas como Bitrix24, a menudo comparada con Slack, y Glip son conocidas por sus capacidades de videollamada. Bitrix24 permite realizar videollamadas individuales y grupales para mantenerse conectado en todo momento, ya sea que esté en la oficina, en casa o de viaje. Glip es otra alternativa, que utilizan varias empresas de Fortune 500. Permite a los usuarios realizar videoconferencias con otros miembros de su equipo o con contactos externos, como socios o clientes.
Fijar metas
Otra ventaja de las herramientas de colaboración es que permiten fijar objetivos fácilmente y mantener a los miembros del equipo en el mismo camino. No solo el líder necesita saber en qué situación se encuentra el equipo, sino que cada miembro del equipo debe saber cuáles son sus funciones y cuándo deben cumplirse las tareas.
Asana es una de las herramientas de gestión de proyectos más conocidas. Permite a los gerentes asignar tareas a individuos y permite que los miembros del equipo se asignen tareas entre sí. También pueden agregar personas a ciertos proyectos y monitorear los plazos, asegurándose de que los proyectos se entreguen a tiempo. También es útil para planificar y diseñar estrategias de tareas, ya que puedes crear una lista de tareas pendientes o usar el calendario para planificar tu cronograma.
Trello es otra herramienta de gestión de proyectos muy popular. Está un poco más orientada a las empresas “tecnológicas”, ya que simplifica el uso de marcos como AGILE y SCRUM. Trello tiene una interfaz muy agradable y es fácil de usar. Algunos dicen que su diseño parece un juego de solitario, ya que puedes arrastrar y soltar tarjetas de tareas en diferentes filas y columnas y organizarlas como quieras. Al igual que Asana, es fácil de usar y hace un buen trabajo de seguimiento y gestión de proyectos y tareas.
En el panorama de las herramientas de gestión de proyectos, es fundamental considerar distintas opciones que satisfagan distintas necesidades. Al analizar herramientas como Asana y Trello, explorar las alternativas de monday.com ofrece una perspectiva más amplia de las soluciones disponibles, lo que permite a las empresas encontrar la que mejor se adapte a sus flujos de trabajo específicos.
Evite la microgestión
Ya se trate de los directivos de alto nivel o de los de menor nivel, los líderes suelen tener el hábito de microgestionar. Desde supervisar cómo se lleva a cabo un proyecto hasta los pasos que se dan para completar una tarea, se ha demostrado que la microgestión ralentiza a las empresas y obstaculiza su crecimiento.
Con las herramientas de colaboración, no solo se puede ver quién está trabajando en qué, sino también cómo progresa. El uso de herramientas para evitar la microgestión permite a los líderes ahorrar tiempo y ser más productivos al concentrar sus energías en diferentes áreas. Las empresas que utilizan herramientas de colaboración pueden controlar a los miembros de su equipo y su ritmo de progreso de una manera rápida y sencilla.
Una herramienta que muchas empresas utilizan para gestionar a sus empleados de forma eficiente es la conocida Evernote. Con el lema “Organízate. Trabaja de forma más inteligente. Recuerda todo”, Evernote permite a las empresas, equipos y empleados individuales hacer precisamente eso. Mantiene a los usuarios sincronizados constantemente, ya sea desde casa o de viaje, para que puedan estar al tanto de sus tareas. Desde una sesión inicial de lluvia de ideas hasta un producto terminado, pueden compartir actualizaciones con las personas para informarles sobre su progreso.
Dado que la microgestión puede obstaculizar el desarrollo empresarial y de los empleados, es fundamental contar con una herramienta que permita realizar actualizaciones de forma sencilla y una comunicación fluida en los proyectos. Al igual que Evernote, Podio permite a los usuarios no solo gestionar proyectos, sino también compartir tareas con otras personas y controlar las etapas y el progreso de un proyecto. Esto facilita la gestión desde arriba y la supervisión, en lugar de inspeccionar a nivel micro y minucioso.
Fomentar el trabajo en equipo
Aunque parezca que las herramientas de colaboración separan a los equipos y promueven la individualidad, la mayoría de las veces ocurre lo contrario. Sí, crean un canal de comunicación entre personas que ya no tienen que reunirse en persona para discutir asuntos, pero les permite trabajar juntos desde cualquier lugar y en cualquier momento del día. Las herramientas de colaboración reúnen a los empleados virtualmente y hacen que trabajar juntos sea más fácil y sin problemas. Algunas de las plataformas que promueven el trabajo en equipo son Basecamp y Ryver. Ambas herramientas ofrecen un conjunto de funciones para promover la colaboración y el trabajo en equipo dentro de las empresas, como compartir archivos, enviar mensajes, asignar y administrar tareas y enviar mensajes grupales y privados.
Otra gran opción es MatterMost, que ofrece muchas de las mismas funciones que otras herramientas de colaboración, pero con seguridad adicional. A menudo se lo compara con Slack, y un factor diferenciador importante es que MatterMost está alojado en la propia plataforma para mantener segura toda la información y las actualizaciones del proyecto.
Con funciones integradas en herramientas de colaboración, los proyectos no solo se ejecutarán sin problemas, sino que también lo harán con un equipo detrás que trabaja en conjunto.
El crecimiento está a una herramienta de distancia
Al adoptar una variedad de herramientas de colaboración, incluida la exploración de alternativas a monday.com , las empresas pueden aprovechar eficazmente la tecnología para impulsar el crecimiento, mejorar la dinámica del equipo y alcanzar sus objetivos con mayor eficiencia.
Las herramientas de colaboración suelen ser vistas por las empresas y los líderes como una plataforma para ayudar a los equipos a alcanzar sus objetivos finales. Pero en lugar de ver la herramienta simplemente como una forma de llegar allí, deberían verla como un poderoso catalizador para promover el crecimiento, con una comunicación abierta, objetivos claramente establecidos, menos microgestión y más trabajo en equipo. El crecimiento está a solo una herramienta de distancia.