¿Quién debe rellenar el formulario fiscal W-9?
Guía sencilla para moverse por este formulario de impuestos habitual.
El formulario W-9 del IRS (servicio de ingresos internos de los EE. UU.), también conocido como W-9, es un formulario fiscal habitual para muchas empresas y empleados. Sin embargo, como ocurre con todos los formularios de impuestos, solo algunos trabajadores tendrán que rellenar el formulario W-9 para su empleador. Sigue esta guía práctica para determinar si tienes que rellenar el formulario W-9 al iniciar el trabajo.
¿Para qué son los formularios W-9?
Los formularios W-9 son la forma con la que el IRS calcula qué impuestos deberán pagar los contratistas independientes o trabajadores autónomos que faciliten mano de obra o servicios a una empresa. Este formulario también exime a las empresas de tener que retener y pagar impuestos en nombre de estos contratistas independientes. También puedes ver estos formularios denominados “Solicitud de número de identificación y certificación del contribuyente”.
¿Qué es el formulario W9 de la IRS?
El Formulario fiscal W-9 es una declaración de impuestos utilizada para recopilar el número de identificación del contribuyente en Estados Unidos (TIN) de un individuo o entidad. Este documento es esencialmente una «Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación«.
Las empresas lo utilizan principalmente para recopilar información necesaria sobre contratistas independientes y otros proveedores de servicios, con el fin de informar correctamente al Servicio de Impuestos Internos (IRS) de Estados Unidos sobre los pagos realizados a través de formularios de impuestos como el Formulario 1099-MISC o 1099-NEC.
¿Quién necesita rellenar el formulario W-9?
Los empleadores que trabajen con contratistas independientes deben facilitarles un formulario W-9 para que lo rellenen antes de comenzar a trabajar. Existen criterios específicos para quiénes estén clasificado como “contratistas independientes” y deberán rellenar el formulario W-9. Deberás rellenar el formulario W-9 en los casos siguientes:
- Si estás clasificado como contratista independiente o “autónomo”.
- Si no eres un empleado a tiempo completo de la empresa.
- Si te pagan más de 600 dólares por el trabajo que se proporcione a la empresa.
Con muchas más empresas que usan trabajadores autónomos o contratistas independientes para ayudarles a realizar su trabajo, el formulario W-9 se convierte en una perspectiva más común durante el periodo de impuestos. Por suerte, la firma del W-9 en línea es más fácil que nunca. Consigue formularios y contratos firmados con rapidez mediante firmas electrónicas con Adobe Acrobat Pro con firma electrónica.
¿Qué sucede si un contratista no proporciona un Formulario W-9?
Si un contratista no proporciona un Formulario W-9 solicitado, la empresa pagadora puede estar obligada a retener una parte del pago, generalmente el 24%, y remitirlo al IRS. Este proceso se conoce como «retención de respaldo», backup withholding en inglés, y garantiza que el IRS pueda recaudar impuestos incluso si el TIN del contratista no está disponible.
La información presentada en este artículo es únicamente con un propósito informativo. Te invitamos siempre a consultar con un profesional fiscal o legal tu caso particular.
¿Qué diferencias hay entre el Formulario W-9 y el Formulario W-4?
El Formulario W-9 es utilizado por contratistas independientes y proveedores para proporcionar su información fiscal a la empresa que les paga. En contraste, el Formulario W-4 es utilizado por empleados para informar a su empleador sobre las retenciones de impuestos sobre la nómina. Ambos formularios son importantes para el cumplimiento fiscal, pero cada uno se aplica a diferentes tipos de relaciones laborales.
¿Cómo llenar el Formulario W-9?
Completar el Formulario W-9 es un proceso fundamental que requiere atención a los detalles. A continuación, te guiaremos a través de los pasos necesarios:
- Proporciona tu nombre legal: Ingresa tu nombre exactamente como aparece en tus documentos de impuestos.
- Dirección: Indica tu dirección actual de residencia. Asegúrate de que la información esté actualizada y sea precisa.
- Número de Identificación Fiscal (TIN): Proporciona tu número de identificación fiscal, que puede ser tu número de seguro social (SSN) o tu número de identificación fiscal (EIN) según tu situación.
- Certificación: Revisa minuciosamente toda la información proporcionada y firma el formulario en la sección designada. Al hacerlo, certificas que la información es precisa y verdadera según tu leal saber y entender.
Es importante completar el formulario paso a paso con precisión y certificar que la información sea correcta antes de firmarlo. Los errores en la información proporcionada pueden resultar en complicaciones fiscales y potenciales sanciones.
Si tienes alguna duda sobre qué número de identificación fiscal debes usar o cualquier otra pregunta relacionada con los impuestos, no dudes en consultar con un asesor fiscal calificado. Su experiencia te ayudará a evitar errores costosos y a cumplir con tus obligaciones fiscales de manera adecuada.