Google Vault für Dummies

Was macht Google Vault?

Stellen Sie sich Google Vault wie einen digitalen Tresor vor, in dem Sie wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahren und organisieren können. Aber anstatt Geld oder Schmuck aufzubewahren, speichert es E-Mails, Dateien, Chat-Nachrichten und andere Dokumente von Ihrem Computer, die Sie mit Google-Tools wie Google Mail oder Google Drive verwenden.

Wie funktioniert Google Vault?

1. Speichern Sie Dinge für den Fall, dass Sie sie später brauchen: Wenn Sie eine alte E-Mail oder ein altes Dokument wiederfinden müssen, auch wenn es jemand gelöscht hat, kann Vault Ihnen helfen, es zu finden.
2. Entspricht den gesetzlichen Vorschriften: Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Dokumente jahrelang aufbewahren muss (z. B. für Steuern oder Audits), erledigt Vault dies automatisch.
3. Einfache Suche: Wenn Sie ein bestimmtes Dokument oder eine bestimmte Nachricht finden müssen, können Sie danach suchen, als ob Sie ein Super-Google für Ihre Dateien verwenden würden.
4. Informationen kontrollieren: Sie können entscheiden, welche Dinge gespeichert werden, wer sie sehen kann und wie lange.

Wie hilft es mir?

• Vermeiden Sie rechtliche oder administrative Probleme: Wenn jemand Sie um einen Beweis für einen Vertrag oder eine Nachricht bittet (z. B. bei einem Rechtsstreit), haben Sie ihn zur Hand, selbst wenn jemand ihn versehentlich gelöscht hat.
• Informationssicherheit: Sorgt dafür, dass nichts Wichtiges verloren geht, auch nicht aus Versehen.
• Seelenfrieden: Wenn Ihr Unternehmen in hohem Maße auf E-Mails und Dateien angewiesen ist, gibt Ihnen Vault die Gewissheit, dass alles geschützt ist.

Brauche ich das?

Das hängt von Ihrer Situation ab:

• Sie benötigen es, wenn:

  Polylang Platzhalter nicht ändern

• Sie brauchen es nicht, wenn:

  Polylang Platzhalter nicht ändern

Ist es seinen Preis wert?

Vault ist in einigen Google Workspace-Tarifen (wie Business Plus oder Enterprise) enthalten. Wenn Sie diese Tarife bereits nutzen, ist das großartig! Sie zahlen nichts extra.

Wenn Sie dafür extra bezahlen müssen, lohnt es sich, wenn Ihr Unternehmen viel Geld oder Zeit verlieren könnte, weil es ein wichtiges Dokument nicht findet. Wenn das bei Ihnen nicht der Fall ist, brauchen Sie es vielleicht erst einmal nicht.

Kurz gesagt: Google Vault ist wie eine Versicherung für Ihre E-Mails und Dokumente. Ist es obligatorisch? Nein, aber wenn Sie mit wichtigen Informationen umgehen oder in einer Branche mit vielen Regeln arbeiten, kann es eine nützliche Investition sein.

Verstehe ich das richtig, dass es sich also um ein Backup-System handelt, aber in der Cloud?

Mehr oder weniger! Obwohl Google Vault etwas mit Backups gemeinsam hat, ist es nicht genau dasselbe. Ich erkläre das anhand eines einfachen Beispiels:

Ähnlichkeiten mit Backups:

• Speichert wichtige Informationen wie E-Mails, Dateien und Google-Nachrichten.
• Sie können Dinge wiederherstellen, auch wenn jemand sie absichtlich oder versehentlich gelöscht hat.

Wichtige Unterschiede:

1. Keine Kopie von alles, alles, alles erstellen:

   Polylang-Platzhalter nicht ändern

2. Es ist für Audits und juristische Recherchen gedacht:

   Polylang-Platzhalter nicht ändern

3. Funktioniert nicht bei der Wiederherstellung vollständiger Konten:

   Polylang-Platzhalter nicht ändern

Handelt es sich also um ein Cloud-Backup-System?

Nicht ganz. Es handelt sich eher um einen “hochmodernen Aktenschrank”, der die gesetzlichen Vorschriften erfüllt und Sie vor dem Verlust wichtiger Informationen schützt.

Wenn Sie etwas speziell für vollständige Backups (z. B. all Ihre Daten, Einstellungen und Dateien) suchen, benötigen Sie ein spezielles Cloud-Backup-Tool, wie z. B. Google Backup and Sync (ab 2021 eingestellt) oder spezialisierte Dienste wie Backupify.

Vault ergänzt ein Backup-System, ersetzt es aber nicht 😊.