¿Qué hace Google Vault?
Imagina que Google Vault es como una caja fuerte digital para guardar y organizar cosas importantes de tu negocio.
Pero en vez de guardar dinero o joyas, guarda correos electrónicos, archivos, mensajes de chat, y otros documentos de tu equipo que uses con herramientas de Google, como Gmail o Google Drive.
¿Cómo funciona Google Vault?
- Guarda cosas por si las necesitas después: Si necesitas buscar un correo o documento viejo, incluso si alguien lo borró, Vault puede ayudarte a encontrarlo.
- Cumple con reglas legales: Si tu negocio tiene que guardar ciertos documentos durante años (por ejemplo, para impuestos o auditorías), Vault lo hace automáticamente.
- Busca fácilmente: Si tienes que encontrar un documento o mensaje específico, puedes buscarlo como si usaras un súper Google para tus archivos.
- Controla la información: Puedes decidir qué cosas se guardan, quién puede verlas y por cuánto tiempo.
¿Cómo me ayuda?
- Evita problemas legales o administrativos: Si alguien te pide pruebas de un contrato o mensaje (por ejemplo, en una disputa), lo tendrás disponible aunque alguien lo haya borrado por error.
- Seguridad en la información: Asegura que no se pierda nada importante, ni siquiera por accidente.
- Tranquilidad: Si tu negocio depende mucho de correos electrónicos y archivos, Vault te da la tranquilidad de que todo está protegido.
¿Lo necesito?
Depende de tu situación:
- Lo necesitas si:
- Tu negocio maneja información sensible o confidencial.
- Estás en un sector con muchas reglas legales, como finanzas, salud o tecnología.
- Tienes un equipo y quieres asegurarte de no perder información clave.
- No lo necesitas si:
- Tienes un negocio muy pequeño y no manejas documentos o correos importantes.
- Prefieres guardar y organizar manualmente tus archivos.
¿Vale la pena el precio?
Vault se incluye con algunos planes de Google Workspace (como Business Plus o Enterprise). Si ya usas estos planes, ¡genial! No pagas nada extra.
Si tienes que pagar aparte, vale la pena si tu negocio podría perder mucho dinero o tiempo por no encontrar un documento importante. Si no es tu caso, quizás no lo necesitas por ahora.
En resumen: Google Vault es como un seguro para tus correos y documentos. ¿Es obligatorio? No, pero si manejas información importante o trabajas en un sector con muchas reglas, puede ser una inversión útil.
A ver si me aclaro, entiendo que por lo tanto ¿es como un sistema de copias de seguridad pero en la nube?
¡Más o menos! Aunque Google Vault tiene algo en común con las copias de seguridad, no es exactamente lo mismo. Te lo explico con un ejemplo sencillo:
Similitudes con las copias de seguridad:
- Guarda información importante como correos, archivos y mensajes de Google.
- Puedes recuperar cosas incluso si alguien las borró de forma intencionada o por error.
Diferencias importantes:
- No crea una copia de todo, todo, todo:
- Vault no guarda una copia separada de todos tus datos. Más bien, “bloquea” los datos originales para que no se pierdan y puedas buscarlos en cualquier momento.
- Si tú o tu equipo borran un archivo, Vault puede conservarlo si has configurado las políticas de retención.
- Está diseñado para auditorías y búsquedas legales:
- Vault no solo guarda datos; también te ayuda a buscarlos y filtrar cosas específicas. Por ejemplo: “Encuentra todos los correos de Pedro entre enero y marzo con la palabra ‘factura’.”
- Es útil si necesitas cumplir con leyes o demostrar algo en un proceso legal.
- No sirve para restaurar cuentas completas:
- Si pierdes el acceso a toda una cuenta (por ejemplo, alguien deja la empresa y se borra su cuenta), Vault no funciona como una copia de seguridad para recuperarlo todo.
Entonces, ¿es un sistema de copia de seguridad en la nube?
No exactamente. Es más como un “archivador súper avanzado” para cumplir reglas legales y protegerte de perder información clave.
Si buscas algo específicamente para copias de seguridad completas (como todos tus datos, configuraciones y archivos), necesitarías una herramienta dedicada a copias de seguridad en la nube, como Google Backup and Sync (descontinuado desde 2021) o servicios especializados como Backupify.
Vault complementa un sistema de copias de seguridad, pero no lo reemplaza. 😊
